Asansör firmalarında teklif hazırlamak nadiren sorundur; hazırlanan teklifin sonunu takip etmek sorundur. Bakım teklifi WhatsApp'tan gönderilir, revizyon teklifi yönetim kuruluna bırakılır ve iki hafta sonra kimse kimin arayacağını bilmez. Bu sayfa tekliflerin hangi durumlarda tutulacağını, kimin ne zaman arayacağını, sözleşmeye geçerken hangi maddelerin netleşmesi gerektiğini ve kaybedilen teklifin neden kayda geçirildiğini anlatır.
Bina yönetimlerinin karar süresi firmanın satış hızına uymaz. Bir bakım teklifi apartman yönetiminde imza yetkisi olan kişiye ulaşmadan, bir revizyon teklifi de genel kurul veya yönetim kurulu toplantısına girmeden karara bağlanmaz. Bu yüzden teklifin cevapsız kalması çoğu zaman ret değil, sırada bekleme anlamına gelir.
Cevapsızlığın firma tarafındaki sebepleri ise daha basittir: teklifin kime gönderildiği yazılmamıştır, kapsam tek satırda geçilmiştir, rakamın neyi içerip neyi içermediği belirsizdir ya da aranacak tarih hiç belirlenmemiştir. Revizyon tekliflerinde ek bir sebep daha vardır: binanın aklındaki ilk soru fiyat değil, asansörün kaç gün duracağıdır. Bu bilgi teklifte yoksa karar ertelenir.
Teklifin "açık" veya "kapalı" olarak tutulması yetmez. Aşağıdaki durum ayrımı, hangi teklifin kimde beklediğini ve bir sonraki hareketin ne olduğunu gösterir.
| Durum | Ne anlama gelir | Sıradaki hareket | Kapanış koşulu |
|---|---|---|---|
| Taslak | Kapsam ve fiyat hazırlanıyor, karşı taraf görmedi | Keşif bilgisini ve birim fiyatları tamamlamak | Gönderilmesiyle kapanır |
| Gönderildi | Belge ulaştı, henüz geri dönüş yok | Ulaştığının teyidi ve ilk arama tarihinin belirlenmesi | Karşı taraftan ilk yanıt gelince |
| Görüşülüyor | Kapsam veya fiyat konuşuluyor, karar mercii belli | Görüşme notunun ve talep edilen değişikliğin yazılması | Revize ya da onay talebiyle |
| Revize istendi | Kapsam, ödeme şartı veya süre değiştirilmek isteniyor | Yeni sürümün eskisine bağlanarak çıkarılması | Revize teklifin gönderilmesiyle |
| Onay bekliyor | Teklif yönetim kurulunda veya genel kurul gündeminde | Toplantı tarihinin kayda geçmesi, o tarihten sonra arama | Karar bildirilince |
| Kazanıldı | Kapsam ve bedel kabul edildi | Sözleşmenin imzalanması ve işin planlanması | Sözleşme ve iş kaydı açıldığında |
| Kaybedildi | Başka firmaya verildi ya da iş yapılmayacak | Kayıp sebebinin ve varsa rakip fiyat bilgisinin yazılması | Sebep girildiğinde |
| Süresi doldu | Geçerlilik tarihi geçti, fiyat bağlayıcı değil | Güncel fiyatla yeniden teklif verilip verilmeyeceğine karar | Yeni teklif açıldığında veya kayıp olarak işaretlendiğinde |
Takip disiplininin tek kuralı vardır: her açık teklifin bir sahibi ve bir sonraki temas tarihi olur. Sahibi yoksa teklif herkesin işidir, yani kimsenin işi değildir. Tarih yoksa arama, yoğunluk azaldığında yapılır; yoğunluk ise hiç azalmaz.
Arama sıklığı teklifin türüne göre değişir. Arıza sonrası onarım teklifi sıcak bir taleptir ve birkaç gün içinde sonuçlanır; bekletmek işi kaybettirir. Bakım sözleşmesi teklifi mevcut sözleşmenin bitiş tarihine bağlıdır, o tarih yaklaşırken temas sıklaşır. Revizyon teklifi ise toplantı takvimine bağlıdır; bina ne zaman toplanacaksa arama ondan sonraya konur. Üç aramada da yanıt alınamayan bir teklifin durumu değişmeden bırakılmaz; ya süresi dolmuş sayılır ya da sebep yazılarak kapatılır. Açık görünen ama aslında ölmüş teklifler, satış listesindeki toplamı şişirir ve gerçek dönüşüm oranını gizler.
Teklif kabul edildiğinde işin başlaması değil, şartların yazılması gerekir. Aşağıdaki maddeler sözleşmeye geçmezse bedeli sonradan tartışılır.
Teklif metniyle sözleşme metni birbirini tutmalıdır. Teklifte yazan kapsamın sözleşmede daralması, ilk arızada anlaşmazlık çıkarır ve çoğunlukla tahsilat sorununa dönüşür.
Kaybedilen teklifi silmek, firmanın kendi fiyat politikasını kör bırakır. Sebebi yazılmadan kapatılan teklif yalnızca bir sayıdır. Sebep girildiğinde ise şu soruların cevabı çıkar: fiyatımız gerçekten yüksek mi, yoksa geç mi dönüyoruz? Hangi kapsam sürekli yanlış anlaşılıyor? Kaybettiğimiz binalar hangi bölgede toplanıyor?
ASN PRO'da teklif, ayrı bir defter değil ticari akışın ilk adımıdır. Teklif, sözleşme, tahakkuk ve tahsilat tek akışta ilerler: kazanılan teklif yeniden yazılmadan sözleşmeye, sözleşme de tahakkuka dönüşür. Böylece satılan işle faturalanan iş arasında fark oluşmaz.
Montaj tarafında proje teklifleri aynı sistemde hazırlanır ve kazanılan teklif projeye bağlanır. Revizyon tarafında eksiklik fiyat listesi kullanılır; sahada tespit edilen eksiklikler kalem kalem fiyatlanarak teklife dönüşür, uygulama sonrası onay kuyruğundan geçer. Kazanılan işlerin sonucu cari hesapta ve kârlılık raporunda görünür; hangi binanın zarar ettirdiği sözleşme yenilemesinden önce bilinir.
Elde hazır bir müşteri ve teklif listesi varsa toplu Excel içe aktarma ile sisteme alınır: dosya yüklenir, önizlenir, doğrulanır ve uygulanır; hatalı satırlar uygulanmadan önce listelenir. Lisans firma başına yıllıktır, kullanıcı sayısına göre değişmez; deneme 7 gün ücretsizdir ve kredi kartı istemez.
Mevzuatta belirlenmiş bir süre yoktur; süreyi firma belirler ve teklifin üzerine yazar. Malzeme fiyatının hızlı hareket ettiği dönemlerde uzun geçerlilik, kazanılan işi zararlı hale getirir. Süre dolduğunda teklif kapanmalı, aynı kapsam güncel fiyatla yeniden verilmelidir.
Uygulamada işe başlanır ama ispat zayıf kalır. Kapsam, bedel, süre ve ödeme şartı yazılı değilse anlaşmazlıkta taraflar farklı şey hatırlar. Sözlü kabulün hukuki sonucu sözleşmeye ve mevzuata göre değerlendirilir; en azından karşı tarafın teklifi yazılı onayladığı bir kayıt bulunmalıdır.
Kapsam sayısı kadar. Bakım, revizyon ve arıza sonrası onarım ayrı tekliflerdir. Tek belgede toplandığında yönetim toplam rakama bakıp tamamını erteler; ayrı verildiğinde acil kalem tek başına onaylanabilir, kalanlar açık teklif olarak takipte kalır.
Saklanmalıdır. Sebebi yazılmadan kapatılan teklif bir sayıdan ibarettir; sebep girildiğinde fiyattan mı, gecikmeden mi yoksa yanlış anlaşılan kapsamdan mı kaybedildiği görülür. Ayrıca mevcut sağlayıcısından memnun olmayan bina bir sonraki dönemde aynı listeden aranır.
Verilmemesi daha doğrudur. Bakım teklifi süreklilik, periyot, kapsam dışı kalemler ve fiyat güncelleme esası üzerine kuruludur. Revizyon teklifi kalem kalem eksiklik listesi, iş süresi, asansörün kaç gün duracağı ve garanti üzerine kuruludur. Aynı şablon kullanıldığında binanın en çok merak ettiği bilgi eksik kalır.