Asansör takip programı arayan bir firma genelde tek bir şeyi çözmeye çalışmaz. Bakımın zamanında yapıldığını ispatlamak, arızanın kimde kaldığını görmek, binadan parayı tahsil etmek ve denetim geldiğinde belgeyi çıkarmak — bunların hepsi aynı anda sorundur. Bu sayfa, bir asansör takip programının bu başlıkları nasıl karşılaması gerektiğini ve program seçerken nelere bakılacağını anlatır.
Piyasadaki çoğu yazılım "asansör takip" derken yalnızca periyodik bakım takvimini kasteder. Oysa bir asansör firmasının günü yedi ayrı akışta geçer ve bunlar birbirini besler. Bakımda kullanılan malzeme depodan düşmezse stok yanlış görünür; arıza kaydı tahakkuka bağlanmazsa yapılan iş faturalanmaz. Bir takip programının değeri, bu akışları tek kayıt üzerinde birleştirmesindedir.
Bina ve asansör bazlı takvim, madde bazlı periyot, toplu kapanış, kontrol formu ve müşteriye açılan rapor.
Açılıştan kapanışa iş akışı, teknisyen atama, öncelik, çözüm notu, kullanılan parça ve müdahale süresi.
Eksiklik listesi, fiyatlandırma, uygulayıcı kaydı, onay kuyruğu ve iş bitirme belgesi.
Proje adımları, asansör bazlı maliyet, belge kataloğu, montaj teklifi ve taşeron kaydı.
Teklif, sözleşme, tahakkuk, cari hesap, bina bazlı bakiye ve kârlılık.
Çok depolu stok, transfer, sahada tüketim düşümü, talep ve tedarikçi teklifi.
Rol bazlı yetki, izin ve avans, bordro, araç zimmeti, GPS ve yakıt.
Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği, bakım yapan firmaya belge üretme ve süre takip etme yükümlülüğü yükler. Bir asansör takip programının rakiplerinden ayrıldığı yer genelde burasıdır: yazılım bu belgeleri üretmiyorsa iş yine Word şablonlarına döner.
| Yükümlülük | Süre | Programdan beklenen |
|---|---|---|
| Kurtarma eğitimi | Yılda en az bir kez, tutanakla | Tutanağı üretmesi ve süresi dolan binaları listelemesi |
| Belediye bakım bildirimi | Her yıl ocak ayı sonuna kadar | Bina listesini ve dilekçe metnini hazır çıkarması |
| Seyir defteri | Binada sürekli tutulur | Sistemdeki bakım ve arıza kayıtlarından kendiliğinden üretmesi |
| İhtarname | Duruma göre | Alacak, giderilmeyen eksiklik, kurtarma eğitimi reddi gibi türleri hazır metinle vermesi |
| Anahtar teslimi ve durum tespiti | Devir ve teslim anında | Şartlı teslim tutanağı ve devralınan asansörün durum tespiti |
| Yıllık kontrol eksiklikleri | Kontrol sonrası | Eksikliği asansöre bağlaması, giderilme takibini ve kanıtını tutması |
Mevzuat metinleri değişebilir. Belge şablonlarını uygulama içinde sunucudan güncelleyen bir program, mevzuat değiştiğinde sizden yeni sürüm indirmenizi istemez. Seçim yaparken bunu sorun.
Demoların çoğu iyi görünür. Ayrımı yapan şey, aşağıdaki soruların cevabıdır. Bunları satış görüşmesinde sorun ve cevabı ekranda gösterilmesini isteyin.
Çoğu firma bu üç aşamadan geçer. Fark, yapılan işin miktarında değil, geçmişe dönük soruya cevap verebilme hızındadır.
| Soru | Kâğıt ve WhatsApp | Excel | Takip programı |
|---|---|---|---|
| Bu binaya en son ne zaman gidildi? | Teknisyene sorulur | Dosya açılır, filtrelenir | Bina kartında görünür |
| Bu arıza daha önce tekrar etti mi? | Hatırlanmaz | Kayıt tutulduysa bulunur | Asansör geçmişinde listelenir |
| Hangi bina bize zarar ettiriyor? | Cevaplanamaz | Elle maliyet girilirse | Kârlılık raporunda |
| Denetimde son bir yılın bakım kanıtı | Klasör aranır | İmza kanıtı yoktur | QR, saat, konum ve fotoğrafla |
| Teknisyen ayrılırsa bilgi ne olur? | Onunla gider | Kısmen kalır | Sistemde kalır |
ASN PRO, asansör firmasının bakımdan bordroya kadar yaptığı işleri 22 modülde ve tek lisansta toplar. Modüller ayrı ayrı satılmaz. Bugün sistemde 990'dan fazla asansör takip ediliyor ve 1.700'ün üzerinde bakım kaydı işlenmiş durumda.
Asansördeki QR okutulmadan bakım kapanmaz. Kapanışta konum, saat, dijital imza ve fotoğraf kayda geçer. Kontrol formundaki her maddenin en son ne zaman yapıldığı ayrı tutulur, yani yılda bir yapılması gereken bir madde aylık bakımın içinde kaybolmaz. Bina yöneticisi raporu hesap açmadan, kendisine gönderilen bağlantıdan görür ve PDF olarak indirir.
Arıza kaydı açılıştan kapanışa iş akışıyla ilerler. Kritik öncelikli bir arıza dört saati aşarsa kayıt "SLA Aşıldı" olarak işaretlenir ve listenin başına çıkar. Yeni arıza, açık duran ekrana sayfa yenilenmeden düşer.
Teklif, sözleşme, tahakkuk ve tahsilat tek akışta ilerler. Cari hesap ve bina bazlı bakiye tutulur; kârlılık raporunda hangi binanın zarar ettirdiği görünür. Fiş ve fatura fotoğrafı tarandığında tutar, tarih, satıcı ve kategori kendiliğinden dolar. e-Arşiv faturası GİB portalı üzerinden kesilir.
Şebeke yoksa iş cihazda kuyruğa alınır, bağlantı geldiğinde gönderilir. Aynı hesap iOS, Android ve web üzerinde çalışır.
Kurtarma eğitimi tutanağı, belediye bakım bildirimi dilekçesi, seyir defteri ve altı ayrı türde ihtarname sistemden çıkar. Belge metinleri sunucuda tutulur; mevzuat değiştiğinde yeni sürüm indirmeniz gerekmez.
ASN PRO'da tek paket vardır. Kademe yok, kullanıcı başına ücret yok, modül modül satış yok. Lisans firma başına yıllıktır; kullanıcı, site, bina ve araç sayısında sınır bulunmaz. Yeni teknisyen işe aldığınızda fatura değişmez.
Deneme için 7 gün ücretsiz ve kredi kartı gerekmeden tüm modüller açıktır. Sesli asistan denemede toplam 30 dakika, tam sürümde aylık 100 dakikadır.
Aynı değildir. Bakım takip programı yalnızca periyodik bakım döngüsünü yönetir. Asansör takip programı bakımın yanında arıza, revizyon, montaj, depo, teklif, tahsilat, personel ve araç süreçlerini de kapsar; firmanın bir bölümünü değil tamamını aynı kayıt düzenine alır.
Uyulabilir ama ispatı zorlaşır. Yönetmelik firmadan yıllık kurtarma eğitimi tutanağı, ocak ayı sonuna kadar belediye bildirimi ve binada seyir defteri ister. Bunlar kâğıtla da yürütülür; denetimde geçmişe dönük kanıt istendiğinde kayıt düzeni olmayan firma zorlanır.
Makine dairesi ve kuyu dibi kapsamanın en zayıf olduğu yerlerdir. ASN PRO'da yapılan iş cihazda kuyruğa alınır ve bağlantı geldiğinde kendiliğinden gönderilir; teknisyen sahada beklemez.
Kullanıcı sınırı yoktur. Lisans firma başına yıllıktır; kullanıcı, site, bina ve araç sayısına göre fiyat değişmez.
Aktarılabilir. Toplu içe aktarma ekranında dosya yüklenir, önizlenir, doğrulanır ve uygulanır; hatalı satırlar uygulanmadan önce listelenir. WhatsApp yazışmaları yapısal veri olmadığı için aktarılamaz.