Yapılan iş ile tahsil edilen para arasındaki köprü hakediştir. Bir ay boyunca bakım yapılır, arızaya gidilir, malzeme takılır, revizyonun bir bölümü tamamlanır; ay sonunda bunların hepsinin tek bir dökümde toplanması ve karşı tarafın "evet, bu iş yapıldı" demesi gerekir. Hakediş takibi bu dökümün nasıl derlendiğini, kimin onayladığını ve itiraz çıktığında ne yapılacağını belirler.
Hakediş, belirli bir dönemde fiilen yapılmış işin parasal karşılığıdır. Sözleşme neyin ne kadara yapılacağını yazar; hakediş ise o dönemde bunlardan hangilerinin gerçekleştiğini gösterir. İki belge birbirinin yerine geçmez. Sözleşmede aylık bakım bedeli yazıyor olması, o ay bakımın yapıldığı anlamına gelmez; hakedişin işlevi tam burada başlar.
Asansör firmasında hakediş üç ayrı yerde karşınıza çıkar. Bakım sözleşmeli binalarda dönemsel bakım bedeli ve dönem içi ek işler için, montaj projelerinde tamamlanan iş adımlarının ilerleme karşılığı için, taşeronla çalışılan işlerde ise taşerona ödenecek tutarın tespiti için. Üçünün de mantığı aynıdır: sahada bir kayıt oluşur, kayıt bir kaleme dönüşür, kalem onaydan geçer, onaylanan kalem faturaya gider.
Bir hakedişin güvenilirliği, her kalemin arkasında bir saha kaydı olmasına bağlıdır. Aşağıdaki tablo, asansör hakedişinde en sık görülen kalemleri, hangi kayıttan beslendiklerini ve karşı tarafın genelde hangi noktadan itiraz ettiğini gösterir.
| Kalem | Ölçü birimi | Dayanağı | İtiraza açık yanı |
|---|---|---|---|
| Sözleşmeli bakım bedeli | Asansör × dönem | Kapanmış periyodik bakım kaydı | Bakımın yapılıp yapılmadığı; kapanış kanıtı yoksa tartışılır |
| Arıza müdahalesi | Çağrı adedi veya saat | Arıza kaydı: açılış saati, müdahale, kapanış | Müdahalenin sözleşmeye dahil olup olmadığı |
| Kullanılan malzeme | Adet | Depodan çıkış ve saha tüketim kaydı | Parçanın garanti kapsamında sayılıp sayılmayacağı |
| Revizyon eksikliği giderme | Eksiklik maddesi | Yıllık kontrol eksiklik listesi ve giderme kaydı | Maddenin gerçekten giderilip giderilmediği, kanıt fotoğrafı |
| Montaj ilerleme yüzdesi | Tamamlanan adım ağırlığı | Proje adım durumu ve iş bitirme kaydı | Adımın "tamamlandı" sayılma eşiği |
| Taşeron işçiliği | Yevmiye veya iş adedi | Taşeron kaydı ve uygulayıcı bilgisi | Çalışılan gün sayısı ve işin kabul edilip edilmediği |
| Mesai dışı çağrı farkı | Çağrı adedi | Arıza kaydındaki açılış saati | Saatin hangi tarifeye girdiği |
Tutar tarafı sözleşmeye bağlıdır. Gecikme halinde uygulanacak oran, ödeme vadesi ve itiraz süresi taraflar arasındaki sözleşmede ve ilgili mevzuatta ne yazıyorsa odur; hakediş belgesi bunları kendi başına belirlemez, yalnızca işin dökümünü ortaya koyar.
Dönem kapanışı bir tarih meselesi değil, bir tamamlanmışlık meselesidir. Ayın son günü geldiğinde sahada hâlâ açık duran kayıtlar varsa hakediş eksik derlenir. Bu yüzden kapanış öncesinde üç liste gözden geçirilir: dönem içinde planlanıp yapılmamış bakımlar, hâlâ açık duran arıza kayıtları ve depodan çıkmış ama hangi işe gittiği yazılmamış malzeme.
Yapılmamış bakım hakedişe giremez; girerse ilk itirazda geri döner. Açık arıza kaydında müdahale yapıldıysa yapılan kısım bu döneme, kalanı sonrakine yazılır. Sahipsiz malzeme çıkışı en tehlikelisidir: hem stoğu bozar hem de faturalanamayan bir maliyet olarak kalır.
Kapanış tarihi sözleşmeyle uyumlu olmalıdır. Bakım dönemi ayın 15'inde başlıyorsa hakediş dönemi de 15–14 aralığını kapsamalıdır; takvim ayına göre kapatılan hakediş, sözleşmedeki döneme oturmadığı için her ay yarım bakım bedeli tartışması çıkarır.
Hakedişin tek imzayla ilerlediği firmalarda iki hata birlikte görülür: teknik olarak yanlış kalemler faturalanır ve doğru kalemler gözden kaçar. Sağlıklı akış, teknik doğruluk ile ticari doğruluğu ayrı aşamalarda kontrol eder.
Aynı işten iki ayrı hakediş çıkar: müşteriye kesilecek olan ve taşerona ödenecek olan. Bunlar aynı saha kaydından beslenir ama yönleri terstir. Müşteri hakedişi gelir tarafını, taşeron hakedişi gider tarafını temsil eder. Tek tabloda toplandıklarında işin kârı görünmez hale gelir.
Taşeron hakedişinde ayrıca kontrol edilmesi gereken şey, yapılan işin kabul edilip edilmediğidir. Taşeronun tamamladığını beyan ettiği bir montaj adımı, firmanın kendi kontrolünden geçmeden hakedişe girerse sonradan çıkan eksikliğin maliyeti firmada kalır. Bu nedenle taşeron hakedişinde "beyan edilen" ile "kabul edilen" ayrı tutulmalı, fark gerekçesiyle yazılmalıdır.
İtiraz, hakediş sürecinin arızası değil parçasıdır. Önemli olan itirazın tüm hakedişi durdurmamasıdır. Doğru yöntem, itiraz edilen kalemi askıya almak ve kalan kalemlerin onayını ilerletmektir. Askıya alınan kalem için dayanak kaydı karşı tarafa gösterilir: bakım kapanışındaki saat ve konum, arıza kaydındaki müdahale notu, malzeme çıkışındaki asansör bilgisi veya eksiklik giderme fotoğrafı.
Düzeltme yapılacaksa kalem silinmez, düzeltme olarak işlenir. Silinen kalem geçmişi bozar; üç ay sonra "bu işi neden faturalamadık" sorusunun cevabı kalmaz. Düzeltmenin gerekçesi tek satır da olsa yazılmalıdır: kapsam dışı sayıldı, birim fiyat hatalıydı, iş sonraki döneme kaydı.
Aynı binadan üst üste malzeme kalemine itiraz geliyorsa sorun hakedişte değil sözleşmenin kapsam maddesindedir; yenilemede o madde netleştirilmelidir.
Onaylanan hakediş tahakkuka dönüşür. Tahakkuk, alacağın cari hesaba yazıldığı andır; fatura ise mali belge. Bu iki adımın ayrı tutulması, faturası henüz kesilmemiş ama hak edilmiş alacağın görünür kalmasını sağlar. Hakedişten doğrudan faturaya atlayan firmalarda, onay bekleyen işler hiçbir raporda görünmez.
Faturaya geçerken hakediş numarası ve dönem aralığı fatura kaydına iliştirilmelidir. Müşteri aylar sonra "bu fatura neyin karşılığı" diye sorduğunda cevap hazır olmalıdır; bu bağ kurulmadığında tahsilat görüşmeleri uzar.
Faturalandıktan sonraki kısım artık tahsilat takibinin konusudur: vade, cari bakiye, gecikme ve borç bildirimi. Hakedişin işi, o aşamaya tartışmasız bir tutar devretmektir.
ASN PRO'da ticari akış teklif → sözleşme → tahakkuk → tahsilat sırasıyla tek yerde ilerler. Hakedişi besleyen saha kayıtları da aynı sistemde oluştuğu için kalem derlemesi ayrı bir veri girişi gerektirmez.
Bakım, asansördeki QR okutulmadan kapanmaz; kapanışta konum, saat, dijital imza ve fotoğraf kayda geçer. Bu, bakım bedeli kalemine itiraz edildiğinde gösterilecek kanıttır. Arıza kaydı açılıştan kapanışa iş akışıyla ilerlediği için müdahale zamanı ve kapanışı da kayıtlıdır. Sahada kullanılan malzeme bakım kapanışında stoktan düşer, yani malzeme kalemi elle yazılmaz.
Montaj tarafında proje asansörleri, adımlar ve durum takibi tutulur; asansör bazlı maliyet ve proje özeti çıkarılabilir. Taşeron kaydı ve uygulayıcı bilgisi sistemde tutulduğu için taşerona ödenecek tutar ile müşteriye kesilecek tutar ayrı izlenir. İş bitirme sayfası, adımın tamamlandığının belgelenmesini sağlar.
Revizyon tarafında eksiklik fiyat listesi ve onay kuyruğu bulunur; onaylanmayan kalem ilerlemez. Cari hesap ve site bazlı bakiye tutulur, kârlılık raporunda hangi binanın zarar ettirdiği görünür. e-Arşiv faturası GİB portalı üzerinden kesilir.
Hakediş, belirli bir dönemde yapılan işin kalem kalem dökümü ve tutar karşılığıdır; taraflar arasında mutabakat belgesidir. Fatura ise mutabakat sağlandıktan sonra kesilen mali belgedir. Hakediş onaylanmadan kesilen fatura, itiraz halinde iade veya düzeltme gerektirir. Sıralama bozulmamalıdır: önce kalem dökümü ve onay, sonra fatura.
Girer. Aylık sabit bakım bedeli hakedişin taban kalemidir; üzerine dönem içinde çıkan arıza müdahalesi, sözleşme dışı malzeme ve revizyon kalemleri eklenir. Bazı firmalar bakım bedelini ayrı faturalar, ek işleri ayrı hakedişe bağlar. İkisi de kullanılabilir; önemli olan sözleşmede hangisinin yazdığıdır.
İtiraz edilen kalem hakedişten çıkarılmaz, askıya alınır. Kalemin dayanağı olan saha kaydı müşteriye gösterilir. Dayanak yeterliyse kalem korunur, yetersizse düzeltme yapılır ve gerekçesi yazılır. İtirazsız kalemlerin ödemesi beklemez; hakediş kısmi onayla ilerletilebilir.
Aynı dönemden beslenirler ama ayrı hazırlanır ve ayrı onaylanır. Taşeron hakedişi firmanın gideri, müşteri hakedişi geliridir. Tek tabloda karıştırılırsa işin kârı görünmez. Doğru yöntem, aynı saha kaydından iki ayrı döküm üretmek ve farkı proje bazında izlemektir.
Montajda iş tamamlanan adımlara bağlanır: kuyu hazırlığı, ray montajı, kabin ve kapı montajı, tesisat, devreye alma gibi. Her adımın sözleşmedeki ağırlığı önceden belirlenir; tamamlanan adımların ağırlığı toplanarak dönem hakedişi çıkar. Ağırlık cetveli sözleşmede yoksa hakediş her dönem pazarlık konusu olur.