Asansör firmalarının çoğunda iş eksiksiz yapılır, fatura kesilir ve para bir türlü gelmez. Bakım bedeli aylık ve küçük görünür; ama yüz binada biriken üç aylık gecikme, firmanın malzeme alacak nakdini bitirir. Tahsilat takibi, borçluyu sıkıştırma sanatı değil, yapılan işin eksiksiz tahakkuk etmesi ve gecikmenin belirli bir sıraya bağlanmasıdır. Bu sayfa tahakkuk ile tahsilatın farkını, bakiyenin hangi düzeyde okunacağını, gecikme kademelerini ve borç bildiriminden ihtarnameye giden yolu anlatır.
Ödenmeyen bir bakım bedelinin arkasında genellikle muhasebe hatası değil, belirsiz bir madde bulunur. Bina, kumanda kartının bakım bedeline dahil olduğunu düşünmüştür. Fatura kime kesilecek yazmamıştır. Vade tanımlanmamış, "ay sonunda" denmiştir. Fiyat güncelleme ölçütü yoktur, yıl başında gelen zam tartışmaya dönmüştür.
Bu yüzden tahsilat takibinin ilk adımı, sözleşmedeki dört alanın doldurulmuş olmasıdır: kapsam ve kapsam dışı kalemler, fatura muhatabı, vade ve fiyat güncelleme esası. Bunlar yazılıyken gecikme bir ödeme sorunudur ve çözülebilir; yazılı değilken gecikme bir görüş ayrılığıdır ve uzar. Yönetimi sık değişen binalarda sözleşmenin yanında bir de devir sırasında imzalanmış mutabakat kaydı bulunması, sonraki dönemin tartışmasını baştan bitirir.
Tahakkuk, yapılan işin borç olarak kaydedilmesidir; tahsilat ise o borcun kapanmasıdır. İkisini aynı sayan firmalarda en sık görülen kayıp, tahsilat tarafında değil tahakkuk tarafındadır: sahada yapılan iş hiç faturalanmamıştır.
Bunun tipik örnekleri bellidir. Arıza çağrısında değiştirilen bir buton, bakım kapsamı dışında olduğu halde kimse yazmadığı için kaybolur. Mesai dışı yapılan müdahale, sözleşmede ayrı ücretli olmasına rağmen faturaya girmez. Revizyonda eklenen ek kalem, sözlü onay alındığı için tahakkuka dönmez. Bu üç kalem küçük görünür ama yıl sonunda kârlılık raporunu açıklanamaz biçimde düşüren şey genelde bunlardır. Sağlam bir kurguda saha kaydı kapandığı anda tahakkuk edecek kalem belirlenir; kapsam dışı olan iş, kapanış anında işaretlenir.
Tek bir "müşteri bakiyesi" rakamı, asansör firmasının işine yetmez. Üç ayrı düzey vardır ve her biri farklı bir soruyu cevaplar.
Bakiyenin yanında bir de kârlılık okunmalıdır. Düzenli ödeyen ama ayda üç arıza çağrısı üreten bir bina, geç ödeyen sakin bir binadan daha pahalıya gelebilir. Sözleşme yenileme görüşmesine girerken elde yalnızca bakiye varsa, pazarlık eksik bilgiyle yapılır.
Gecikmede en kötü yaklaşım, her dosyayı ayrı ayrı ve sezgiyle yürütmek ve bir noktada hepsini birden hukuka devretmektir. Aşağıdaki kademeler sıra gösterir; her kademenin bir hareketi ve bir belgesi vardır.
| Kademe | Durum | Firmanın hareketi | Kayda geçen belge |
|---|---|---|---|
| Vade günü | Tahakkukun vadesi geldi, ödeme görünmüyor | Hesapların kontrolü; başka hesaba yatmış ya da eksik eşleşmiş olma ihtimalinin elenmesi | Cari ekstre ve tahsilat eşleştirme kaydı |
| Vadeyi geçen ilk hafta | Gecikme başladı, çoğu zaman unutkanlıktan | Yöneticiyle hatırlatma teması; fatura ve ekstrenin yeniden gönderilmesi | Görüşme notu ve gönderim kaydı |
| Birinci ay | Gecikme süreklilik kazandı | Yazılı borç bildirimi; ödeme tarihi veya taksit önerisinin konuşulması | Kaşeli ve imzalı borç bildirimi |
| İkinci ay ve sonrası | Yeni dönem tahakkuku da eklendi, bakiye birikiyor | Muhatabın teyidi, yönetim değişikliği kontrolü, ödeme planının yazıya dökülmesi | Ödeme planı ve mutabakat kaydı |
| Sözleşmede tanımlı ihtar aşaması | Bildirimlere rağmen ödeme yok | Alacak ihtarnamesinin sözleşmedeki usule uygun hazırlanması ve gönderilmesi | İhtarname metni ve gönderi kaydı |
| Hukuki değerlendirme | Ticari adımlar sonuç vermedi | Dosyanın avukata iletilmesi; izlenecek yolun mevzuata göre belirlenmesi | Sözleşme, ekstre, iş kayıtları ve bildirimlerden oluşan dosya |
Bu tablo sıra verir, süre vermez. Kademelerin gün karşılığı, uygulanıp uygulanamayacağı ve gecikmenin parasal sonucu sözleşmeye ve ilgili mevzuata göre değişir. Bir kademeden diğerine geçmeden önce sözleşmedeki bildirim maddesi okunmalı, tereddüt halinde hukuki görüş alınmalıdır.
Borç bildirimi ile ihtarname aynı belge değildir. Borç bildirimi ticari bir hatırlatmadır: açık kalemleri, tarihleri ve bakiyeyi tek sayfada gösterir. Amacı baskı kurmak değil, karşı tarafın kendi kayıtlarıyla karşılaştırabileceği bir döküm sunmaktır. Dosyaların önemli bir bölümü bu aşamada kapanır, çünkü gecikmelerin bir kısmı gerçekten unutkanlıktan veya muhatap değişikliğinden kaynaklanır.
İhtarname ise sözleşmenin öngördüğü bildirim aşamasında gündeme gelir. Metnin içeriği kadar gönderim biçimi de önemlidir; ispat edilebilir biçimde gönderilmeyen bir uyarı, sonraki aşamada dayanak oluşturmaz. İhtarname gönderilmeden önce dosyanın tam olması gerekir: sözleşme, tahakkuk dökümü, yapılan işlerin kaydı, önceki bildirimler ve varsa ödeme planı. Bu dosya hazır değilken atılan adım, süreci kısaltmaz uzatır. Hangi aşamada hangi belgenin kullanılacağı ve sonucu ise sözleşmeye ve mevzuata göre değerlendirilir.
Revizyon ve montaj işlerinde ödeme çoğu zaman peşin değildir; çek veya senetle vadeye yayılır. Bu, tahsilat takibini iki yönden değiştirir. Birincisi, alacak artık bir bakiye değil bir takvimdir; hangi ay hangi tutarın vadesinin geldiği önceden bilinir ve malzeme alımı buna göre planlanır. İkincisi, elde tutulan kıymetin nerede olduğu kaydedilmelidir: portföyde mi, tahsile mi verildi, ciro mu edildi, karşılıksız mı çıktı.
Portföyün takip edilmediği firmalarda iki hata birlikte görülür: vadesi gelen kıymetin bankaya zamanında verilmemesi ve tahsil edilmiş bir kıymetin cariden düşülmemesi. İkincisi daha zararlıdır, çünkü ödeme yapmış bir binadan borç istenmesi ilişkiyi bozar.
ASN PRO'da ticari akış tek zincir olarak kurulur: teklif → sözleşme → tahakkuk → tahsilat. Sahada kapanan iş ile faturalanan iş aynı kayıt üzerinde yürüdüğü için "yapıldı ama faturalanmadı" boşluğu kapanır.
Cari hesap tutulur; site bazlı bakiye ve kârlılık raporu ayrı ayrı okunur, hangi binanın zarar ettirdiği sözleşme yenilemesinden önce görülür. Çek ve senet portföyü sistemde izlenir. Borç bildirimi kaşeli ve imzalı bir PDF olarak üretilir ve WhatsApp üzerinden paylaşılır; yöneticinin ayrı bir hesap açması gerekmez. e-Arşiv faturası GİB portalı üzerinden kesilir, VKN ve TCKN doğrulaması yapılır, toplu imzalama desteklenir. Gider tarafında fiş ve fatura fotoğrafı tarandığında tutar, tarih, satıcı ve kategori kendiliğinden dolar.
Alacak ihtarnamesi, mevzuat belgeleri arasında hazır metinle bulunur; belge metinleri sunucuda tutulduğu için değişiklik olduğunda yeni sürüm indirilmesi gerekmez. Lisans firma başına yıllıktır; kullanıcı, site, bina ve araç sayısında sınır yoktur. 7 gün ücretsiz deneme kredi kartı istemez.
Bu tek başına bir tahsilat kararı değildir. Asansör can güvenliğiyle ilgili olduğu için hizmetin durdurulması sözleşmedeki fesih ve bildirim maddelerine ve ilgili mevzuata göre değerlendirilir; adım atmadan önce hukuki görüş alınmalıdır. Uygulamada izlenen sıra yazılı borç bildirimi, sözleşmede tanımlı ihtar aşaması ve hukuki değerlendirmedir.
Sözleşme kişiyle değil, tarafı olan bina veya site yönetimiyle yapılır; muhatap da sözleşmeye göre belirlenir. Pratikte yeni yönetim göreve başlar başlamaz cari ekstre ve açık kalemler yazılı bildirilip mutabakat alınır. Bu yapılmazsa yeni yönetim önceki dönemi bilmediğini söyler ve tahsilat aylarca durur.
Aynı değildir. Borç bildirimi açık kalemleri ve bakiyeyi gösteren ticari bir hatırlatmadır; dosyaların çoğu bu aşamada kapanır. İhtarname sözleşmede tanımlı bildirim aşamasında kullanılır ve gönderim biçimi önem taşır. Hangi durumda hangisinin kullanılacağı sözleşmeye ve mevzuata göre değişir.
Uygulanıp uygulanamayacağı ve hangi ölçüte bağlanacağı sözleşmedeki hükme ve ilgili mevzuata bağlıdır; burada bir oran veya hesaplama yöntemi verilmez. Sözleşmede gecikmeye dair madde yoksa konu baştan tartışmalı hale gelir. Vade, ödeme şartı ve gecikme esası sözleşme aşamasında yazılmalıdır.
Muhasebe programı yasal kaydı tutar; hangi binaya kaç bakım yapıldığını, hangi arızada hangi parçanın kullanıldığını ve sözleşme dışı işin faturalanıp faturalanmadığını bilmez. Tahsilat ise yapılan işin eksiksiz tahakkuk etmesiyle başlar. İki taraf aynı kayıt üzerinde yürümüyorsa aradaki fark her ay yeniden aranır.