Altı bloklu bir sitede on iki asansör olabilir; sözleşme tek imzayla yapılır, fatura tek adrese kesilir, ödeme tek hesaptan gelir. Ama iş on iki ayrı makine dairesinde yürür ve yönetmelik yükümlülüğü her asansör için ayrı işler. Site bazlı takip, bu iki gerçeği aynı anda tutabilmektir: ticari tarafı toplu, teknik tarafı tekil yönetmek. Bu sayfa site ölçeğinin neyi gerektirdiğini, toplu sözleşmenin nasıl parçalandığını ve portföy kârlılığının nasıl okunacağını anlatır.
Kayıt düzenini tek düzlemde kurmaya çalışan firmalar sitelerde tıkanır. Sitenin adı müşteri adı olarak yazılır, on iki asansör alt alta sıralanır ve hangi asansörün hangi blokta olduğu teknisyenin aklında kalır. Blok sorumlusu değiştiğinde ya da bir blok sözleşmeden ayrılmak istediğinde bu düzen çöker. Doğru kurgu üç katmanlıdır ve her katman farklı bir şeyi taşır.
| Katman | Bu katmana bağlanan | Örnek |
|---|---|---|
| Site | Sözleşme, cari hesap, bakiye, kârlılık, yetkili kişi, toplu ıskonto | Yeşilvadi Konutları — tek sözleşme, tek cari |
| Bina / blok | Adres, bakım planındaki sıra, blok sorumlusu, belediye bildirim satırı | A Blok, B Blok … F Blok |
| Asansör | QR etiketi, seri numarası, periyodik kontrol tarihi, etiket rengi, seyir defteri, arıza geçmişi | Her blokta biri insan biri yük olmak üzere iki makine |
Bu ayrım sonradan kurulamaz. Sözleşme site katmanına, bakım planı bina katmanına, kanıt ve mevzuat kaydı asansör katmanına bağlanmazsa; site büyüdükçe hangi verinin nereye ait olduğu belirsizleşir.
Toplu sözleşmenin en sık yapılan hatası, ticari birliği teknik birlik sanmaktır. Sözleşme site yönetimiyle imzalanır; ancak Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği'nin doğurduğu yükümlülükler makine başına yürür.
Fiyatlandırma tarafında da aynı ayrım işe yarar. Birim bakım bedeli asansör başına belirlenir, toplu ıskonto site seviyesinde uygulanır. Böylece bir blok sözleşmeden çıktığında kaç liralık gelir eksileceği hesaplanabilir; "siteye şu kadar tutuyorduk" belirsizliği kalmaz.
Site yönetimleri genelde aidat toplanmasına göre ödeme yapar; tek bir havale gelir ve içinde hangi ayın hangi bloğun bedeli olduğu yazmaz. Tahsilat tek elden yapılsa bile tahakkukun kırılımı korunmalıdır. Aksi halde gecikme büyüdüğünde alacağın hangi işten doğduğu gösterilemez.
Risk de bina ölçeğinden farklıdır. Tek asansörlü bir binada iki aylık gecikme küçük bir tutardır; on iki asansörlü bir sitede aynı gecikme firmanın aylık tahsilatının içinde hissedilir bir paya ulaşır. Bu yüzden site portföyünde şu üç sayı ayrı izlenir: güncel bakiye, en eski açık tahakkukun yaşı ve son üç ayın ortalama ödeme gecikmesi. Üçüncüsü bozulmaya başladığında, bakiye henüz büyümeden görüşme yapılır.
Alacak takibinde sıra genelde şudur: hatırlatma, kaşeli ve imzalı borç bildirimi, ardından sonuç alınamazsa alacak ihtarnamesi. Site yönetiminde karar kat malikleri kuruluna bağlı olduğu için bu adımların tarihli kaydı önemlidir; "size söylemiştik" tartışması sitelerde tek binaya göre daha sık çıkar.
Sitenin saha tarafındaki asıl avantajı yoldur. Aynı adreste on iki makine varsa ekip bir kez gider, bir kez park eder, malzemeyi bir kez taşır. Bu avantajı kullanmak için plan bina sırasına göre kurulur: ekip A Blok'tan başlar, her blokta iki makineyi bitirir, sonraki bloğa geçer.
Toplu ilerlemenin kayıt tarafında bir tuzağı vardır. İş tek seferde yapıldığı için kapanış da tek kayıtla yapılmak istenir; bu durumda hangi makinede ne yapıldığı kaybolur. Doğru akış, işin toplu yürüyüp kaydın tekil kalmasıdır: her asansörün QR'ı ayrı okutulur, kontrol formu makine bazında kapanır, kullanılan malzeme hangi makineye takıldıysa ona düşer.
Planlamada ikinci konu kapasitedir. Blok sayısı arttıkça günün sonunda yetişmeyen makineler kalır ve bunlar genelde aynı bloklar olur — listenin sonundakiler. Sıralamayı her dönem aynı bırakmak, son bloğun bakımının sürekli aya yayılmasına yol açar. Sıra dönüşümlü kurulduğunda bu birikim dağılır.
Sitelerde ilişki iki katmanlıdır ve bu iki katman karıştırıldığında en çok vakit burada kaybedilir. Site yöneticisi ticari muhataptır: sözleşme, ödeme, zam, revizyon onayı ondan geçer. Blok sorumlusu ise günlük bilgi kaynağıdır: kapının takıldığını, kabinin sarstığını, birinin mahsur kaldığını o bildirir.
Arıza bildirim kanalı tek olmadığında aynı arıza üç ayrı kişiden üç kez gelir ve ekip aynı bloğa iki kez çıkar. Bunu önlemenin yolu, kimin bildirim yapabileceğini sözleşmede yazmak ve gelen her bildirimi bloğa ve makineye bağlamaktır. Site yöneticisine giden özet ise blok kırılımlı olmalıdır: hangi blokta kaç bakım yapıldı, kaç arıza açıldı, kaçı kapandı. Tek rakamlı bir "sitede her şey yolunda" raporu, sorunu yaşayan bloğun sorumlusunu ikna etmez.
Site kârlılığı bina kârlılığının toplamı gibi görünür ama pratikte değildir; çünkü gelir toplu, gider dağınıktır. Sözleşme bedeli site seviyesinde tek kalemken maliyet blok blok değişir. Aynı sitede 1998 yapımı iki blok ile 2015 yapımı dört blok varsa, eski bloklar arıza çağrısının büyük kısmını üretir ve toplu ıskontoyla verilen fiyat o iki blokta zarara döner.
Hesabın girdileri şunlardır: sözleşme geliri ve ek iş gelirleri bir tarafta; işçilik saati, kullanılan parça bedeli, yol ve sözleşme kapsamı içinde ücretsiz yapılan müdahaleler diğer tarafta. Sonuç negatife yaklaşıyorsa üç seçenek vardır — sözleşme bedelini güncellemek, kapsamı daraltmak ya da eski blokların revizyonunu gündeme getirmek. Üçü de rakamla desteklenmeden konuşulmaz.
Site sözleşmeleri genelde yıllık yenilenir ve görüşme bir toplantıda, birden çok kişinin önünde yapılır. Zam talebi ancak on iki ayın kaydıyla savunulur. Görüşmeden önce çıkarılacak dosya şudur:
ASN PRO'da site, bina ve asansör ayrı kayıtlardır ve lisans site, bina, araç ya da kullanıcı sayısına bakmaz — portföy büyüdükçe fiyat değişmez. Sistemde bugün 990'dan fazla asansör takip ediliyor ve 1.700'ün üzerinde bakım kaydı işlenmiş durumda.
Bir binadaki onlarca asansör toplu bakım akışında tek seferde ilerler; buna karşılık her makinenin QR'ı okutulmadan kaydı kapanmaz. Kapanışta konum, saat, dijital imza ve fotoğraf kayda geçer. Kontrol formundaki her maddenin en son ne zaman yapıldığı ayrı tutulduğu için, yılda bir kez yapılan bir madde aylık bakımların arasında kaybolmaz.
Teklif, sözleşme, tahakkuk ve tahsilat tek akışta ilerler. Cari hesap ve site bazlı bakiye tutulur; kârlılık raporu hangi portföyün zarar ettirdiğini gösterir. Borç bildirimi kaşeli ve imzalı PDF olarak WhatsApp'tan paylaşılır, gerektiğinde alacak ihtarnamesi sistemden çıkar.
Bina yöneticisi ya da blok sorumlusu, kendisine gönderilen bağlantıdan raporu hesap açmadan görür ve PDF olarak indirir. Sitede her blok için ayrı sorumlu varsa, herkesin kendi bloğunu görmesi sağlanabilir.
Sitelerin makine daireleri ve kuyu dipleri kapsamanın en zayıf olduğu yerlerdir. Şebeke yoksa iş cihazda kuyruğa alınır, bağlantı geldiğinde gönderilir; ekip blok blok ilerlerken beklemez.
Ölçek farkıdır. Bina ölçeğinde bir adres, o adresteki makineler ve o binanın geçmişi vardır. Site ölçeğinde sözleşme, cari hesap ve kârlılık birden çok binayı kapsayan tek müşteri altında toplanır; bakım planı ile mevzuat yükümlülükleri ise yine bina ve asansör bazında ayrı yürür.
Eğitim tek oturumda verilebilir, ancak tutanağın hangi blokları ve hangi kişileri kapsadığı yazılmalıdır. Yönetmelik eğitimin yılda en az bir kez yapılmasını ve tutanağa bağlanmasını ister.
Tahsilat tek elden gelse bile tahakkukun bina veya asansör kırılımı korunmalıdır. Bir blok sözleşmeden çıktığında ya da kârlılık sorgulandığında, gelirin hangi makineden doğduğu ancak bu kırılımla bulunur.
Yapılabilir ve yol maliyeti açısından tercih edilir. Toplu ilerleme tekil kaydı engellemez: ASN PRO'da bir binadaki onlarca asansör tek akışta işlenirken her makinenin QR'ı ayrı okutulur.
Kayıt kişiye değil siteye bağlı olduğu için geçmiş yerinde kalır. Yeni yönetime dönem raporu, açık bakiye ve devam eden eksiklik listesi aynı sistemden çıkarılır; yeni sorumluya rapor bağlantısı tanımlanır.