Sahadaki işi yönetmek ile servis işini yönetmek aynı şey değildir. Birincisi günün sorusudur: bugün kim nereye gidecek. İkincisi ayın ve yılın sorusudur: bu ekiple kaç asansöre bakabiliriz, yük adil mi dağılmış, hangi bina bize para kazandırıyor. Bu sayfa yöneticinin masasındaki rakamları ve o rakamların hangi kararı verdirdiğini anlatır.
Rapor sayısını artırmak yönetimi iyileştirmez; bakılmayan yirmi rapor, bakılan beş rapordan daha kötüdür. Aşağıdaki beş gösterge birlikte okunduğunda operasyonun ve ticaretin durumu aynı anda görünür.
| Gösterge | Nasıl hesaplanır | Ne zaman alarm verir |
|---|---|---|
| Zamanında kapanan bakım oranı | Planlanan tarihte veya öncesinde kapanan bakım ÷ o dönemin planı | Üç hafta üst üste düşüyorsa kapasite veya plan hatalı |
| Açık işlerin ortalama yaşı | Kuyruktaki her işin açılıştan bugüne geçen günü, ortalaması | Ortalama artarken iş sayısı sabitse işler bitirilemiyor |
| Süre eşiği aşan arıza sayısı | Belirlenen eşiği geçen kayıtların sayısı ve hangi bölgede olduğu | Tek bölgede toplanıyorsa ekip dağılımı yanlış |
| Teknisyen başına iş farkı | En çok ve en az iş yapan arasındaki fark; mesafe ve süre ile birlikte | Fark kalıcı hale geldiyse atama kişiye göre yapılıyor |
| Tahsil edilmemiş bakiyenin yaşı | Vadesi geçmiş alacakların gün olarak dağılımı | Doksan günü aşan kalem birikiyorsa bildirim süreci işlemiyor |
Beş göstergenin dördü iyi, biri kötüyse sorun genelde o kötü olanın kendisinde değildir. Tahsilat bozulduğunda sebebi çoğu kez binanın memnuniyetsizliğidir; memnuniyetsizliğin kaynağı da geciken bakım veya uzayan arızadır. Göstergeleri ayrı ayrı değil zincir olarak okuyun.
Sektörde dolaşan sabit oranlar yanıltıcıdır çünkü iki değişkeni yok sayarlar: bina tipi ve coğrafi dağılım. Yüz asansörün tamamı iki büyük sitedeyse gereken ekip, aynı yüz asansör şehre dağılmış tek asansörlü apartmanlardaysa gerekenin belirgin biçimde altındadır.
Kendi oranınızı çıkarmanın yolu şudur: son üç ayın kayıtlarından bina tipine göre ortalama ziyaret süresi alınır, yol süresi ayrı tutulur, bulunan toplam günlük net çalışma saatine bölünür. Sonuç teorik kapasitedir. Üzerine iki düzeltme yapılır: arızaya ayrılan pay ve izin, rapor, araç bakımı gibi kayıplar. Bu iki düzeltme yapılmadığında plan her ay gerçeğin üzerinde kurulur ve her ay tutmaz.
Kapasite kararının ikinci yarısı, ekibi büyütmenin ne zaman doğru olduğudur. Yeni bir teknisyenin maliyeti bellidir; kazandırdığı ise ancak yeni sözleşmeyle ya da mevcut binalardaki fazla mesainin azalmasıyla ortaya çıkar. İşe alma kararını veri üzerinden vermek için üç işaret aranır: zamanında kapanan bakım oranının üç ay üst üste gerilemesi, ek mesai saatlerinin bir teknisyenin maaş karşılığına yaklaşması ve yeni sözleşme tekliflerinin kapasite yokluğu gerekçesiyle reddedilmeye başlaması. Üçü birden görüldüğünde karar zaten gecikmiş demektir.
"Bana hep uzak işler veriliyor" cümlesi, iş yükü ölçülmeyen her firmada er geç söylenir ve cevaplanamaz. Ölçmek için üç veri birlikte gerekir: kapatılan iş sayısı, katedilen mesafe ve sahada geçen süre. Yalnızca iş sayısına bakıldığında, şehir merkezinde kısa ziyaretler yapan teknisyen her zaman daha çalışkan görünür.
Adaletsizlik kalıcı hale geldiğinde etkisi ikiye katlanır: yükü fazla olan kişi işi savsaklamaya başlar, az olan kişi zaten sisteme güvenmemektedir. Atama kararının verisi hazır olduğunda bu tartışma kapanır; atama mantığının kendisi servis takip programı sayfasında ele alınıyor.
Hesap basittir, zor olan verinin toplanmasıdır. Bir binanın kârı, tahakkuk eden gelirden şu dört kalemin düşülmesiyle bulunur: yapılan ziyaretlerin işçilik karşılığı, kullanılan malzeme, dışarıya verilen işin bedeli ve yol maliyeti.
Bu dört kalemden en sık eksik kalanı malzemedir. Sahada kullanılan parça bakım veya arıza kapanışında stoktan düşmüyorsa, o bina kâğıt üzerinde kârlı görünür. İkinci sık eksik kalan kalem, yetkili servise ödenen bedelin binaya bağlanmamasıdır. Üçüncüsü ise sözleşme dışı yapılan işlerin hiç faturalanmamasıdır: bina arar, teknisyen gider, iş yapılır, kayıt "iyi ilişki" adına açılmaz. Yıl sonunda bu ziyaretlerin toplamı genellikle sözleşme bedelinin küçümsenmeyecek bir oranına ulaşır.
Kârlılığı tek tek binalar yerine gruplar halinde okumak da işe yarar. Binalar üç kümeye ayrıldığında tablo daha kullanışlı hale gelir: düzenli ödeyen ve az iş çıkaran binalar, çok iş çıkaran ama ödemesi düzenli binalar, az iş çıkaran ama tahsilatı sorunlu binalar. Birinci küme korunur, ikinci küme fiyat güncellemesiyle sürdürülebilir hale getirilir, üçüncü küme ise operasyonun değil tahsilat sürecinin konusudur. Aynı önlemi üç kümeye birden uygulamak — örneğin hepsine zam yapmak — genelde en iyi binaları kaybettirir.
Yenileme görüşmesi, yalnızca fiyat pazarlığı olarak yürütüldüğünde kaybedilir. Masaya konulacak şey rakamlardır ve dördü yeterlidir: geçen yıl o binaya yapılan toplam ziyaret sayısı, sözleşme kapsamı dışında yapılan işlerin listesi, binadan kaynaklanan gecikmeler (kapalı bina, erişilemeyen makine dairesi) ve arızaların tekrar durumu.
Bu dört başlık önünüzde olduğunda konuşma "zam istiyoruz" cümlesinden çıkar, "geçen yıl taahhüt ettiğimizin üzerinde şu kadar ziyaret yaptık" cümlesine döner. Zarar ettiren bir binada ise ilk yapılacak şey sözleşmeyi bitirmek değil, zararın sebebini ayırmaktır: tekrar eden arıza teknik bir konudur, geciken revizyon ticari bir konudur, eksik fiyatlama ise tamamen sizin tarafınızdadır.
ASN PRO'da operasyon ve ticaret aynı kayıt düzeninde ilerlediği için yönetim raporları ayrı bir veri girişi gerektirmez.
Teklif, sözleşme, tahakkuk ve tahsilat tek akışta yürür. Cari hesap ve site bazlı bakiye tutulur; kârlılık raporu hangi binanın zarar ettirdiğini gösterir. Borç bildirimi kaşeli ve imzalı PDF olarak WhatsApp üzerinden paylaşılır. Çek ve senet portföyü ayrı izlenir. e-Arşiv faturası GİB portalı üzerinden kesilir; VKN/TCKN doğrulaması ve toplu imzalama vardır.
Sahada kullanılan malzeme kapanışta stoktan düşer, böylece bina maliyeti eksik kalmaz. Personel maliyet raporu SGK dahil hesaplanır. Araç tarafında yakıt kaydı ve istatistiği tutulur.
Canlı saha haritası, araç GPS takibi ve coğrafi çit ile bina giriş-çıkışı yöneticinin gün içindeki dağılımı görmesini sağlar. Bölge çizimi ve ataması ile yük bölgelere göre dengelenir.
Sistemde 990'dan fazla asansör takip ediliyor, 1.700'ün üzerinde bakım kaydı işlenmiş durumda. Lisans tek pakettir ve firma başına yıllıktır; kullanıcı, site, bina ve araç sayısında sınır yoktur. 7 gün ücretsiz deneme için kredi kartı gerekmez.
Zamanında kapanan bakım oranı, açık işlerin ortalama yaşı, süre eşiği aşan arıza sayısı, teknisyen başına iş farkı ve tahsil edilmemiş bakiyenin yaşı.
Sabit oran yanıltıcıdır; bina tipi ve coğrafi dağılım belirler. Kendi ziyaret sürelerinizden ortalama çıkarılır, arıza payı ve izin kayıpları ayrıca düşülür.
İş sayısı tek başına yetmez; katedilen mesafe ve sahada geçen süre birlikte değerlendirilir.
Tahakkuk eden gelirden ziyaret işçiliği, malzeme, dışarıya verilen iş ve yol maliyeti düşülür. Malzeme stoktan düşmüyorsa bina olduğundan kârlı görünür.
Önce zararın sebebi ayrılır. Tekrar eden arıza, geciken revizyon ve eksik fiyatlama farklı çözümler gerektirir.