Servis formu, çağrı üzerine gidilen bir müdahalenin belgesidir. Bakım formundan farkı şudur: bakımda ne yapılacağı önceden bellidir, serviste ise ne yapılacağını sahaya varınca görürsünüz. Bu yüzden servis formu kontrol listesi gibi değil, bir olayın kronolojisi gibi kurulur — çağrının geldiği an, varış, tespit, işlem ve teslim. Bu sayfa, formun üç bölümünde hangi alanların bulunması gerektiğini ve kâğıttan dijitale geçerken nelerin korunacağını anlatır.
Birçok firma tek form kullanır ve üstüne "bakım / arıza" kutucuğu koyar. Bu, sahada pratik görünür ama iki belgenin sorduğu sorular farklıdır. Bakım formu "kapsam eksiksiz yapıldı mı" diye sorar. Servis formu "sorun neydi, ne zaman haber verildi, ne zaman gidildi, çözüldü mü, kim ödeyecek" diye sorar. İkinci soru kümesinin karşılığı bakım formunda yoktur.
Ayrımın pratik sonucu şudur: servis formu, süre ve ücret taşır. Bir arızanın bildirim saatiyle müdahale saati arasındaki fark, firmanın sözleşmedeki taahhüdünü tutup tutmadığını gösteren tek veridir ve yalnızca bu formdan çıkar.
Formun üst bölümü müdahaleyi bir olaya bağlar. Bu bölüm eksik doldurulduğunda kayıt "bir şey yapıldı" düzeyinde kalır ve sonradan hiçbir soruya cevap vermez.
Kabinde mahsur kalma durumu formda ayrı bir kutucuk olmalıdır. Bu bir ayrıntı değildir: mahsur kalma vakaları kurtarma prosedürüyle ilerleyen ayrı bir süreçtir ve raporlamada diğer arızalarla aynı kefeye konmaz.
Formun kalbi burasıdır ve en sık yapılan hata üç ayrı şeyi tek kutuya yazmaktır. Şikâyet, tespit ve yapılan işlem ayrı alanlarda durmalıdır.
| Alan | Kim doldurur | Neden ayrı durur |
|---|---|---|
| Bildirilen şikâyet | Çağrıyı alan kişi, arayanın anlatımıyla | Binanın gördüğü belirti; teknisyenin yorumundan bağımsız kalmalı |
| Sahada tespit | Teknisyen | Gerçek durum; tekrar eden arızaların kök nedeni buradan izlenir |
| Yapılan işlem | Teknisyen | Müdahalenin içeriği; garanti ve tekrar çağrı değerlendirmesi buna dayanır |
| Kullanılan malzeme | Teknisyen | Depo düşümü, maliyet ve parça geçmişi |
| Yapılamayan iş ve nedeni | Teknisyen | Parça yok, bina onayı bekleniyor, elektrik kesik gibi durumların kaydı |
| Asansörün teslim durumu | Teknisyen | Çalışır teslim mi, hizmet dışı mı bırakıldı; hizmet dışıysa uyarı levhası asıldı mı |
"Yapılamayan iş ve nedeni" alanı çoğu formda yoktur ve en çok para kaybettiren eksik budur. Parça beklediği için yarım kalan iş, forma yazılmadığında kimsenin takip listesine girmez; bina iki hafta sonra arayıp "hâlâ gelmediniz" der. Bu alan doldurulduğunda iş, kapanmamış bir kayıt olarak arıza takibinde durmaya devam eder.
Servis formunun alt bölümü ticari tarafa bakar. Buradaki tek kritik karar, işin sözleşme kapsamında mı kapsam dışı mı olduğunun sahada işaretlenmesidir. Tutar yazmak zorunlu değildir; ama kapsam kararı sonradan verilirse fatura aşaması tartışmaya döner ve dayanak, teknisyenin hatırladığı şey olur.
Kapsam dışı bir işi sahada işaretlemek, fiyat vermek anlamına gelmez. Tutar sonradan ofiste hesaplanabilir. Sahada gereken tek şey, o işin neden kapsam dışı sayıldığının bir cümleyle yazılmasıdır: "Kabin kapısı camı kullanıcı hasarı nedeniyle değişti" gibi.
Servis formunda iki imza bulunur ve ikisi de ad-soyad ile birlikte alınır. Teknisyen imzası beyandır; binadaki kişinin imzası teslimdir. İmzalayanın sıfatı mutlaka yazılmalıdır — yönetici, bina görevlisi, işyeri yetkilisi veya daire sakini. Bir daire sakininin imzası ile yöneticinin imzası hukuken aynı ağırlıkta değildir.
İmza tarihi ile müdahale tarihi ayrı tutulmalıdır. Gece yapılan bir müdahalede binada imzalayacak kimse bulunmayabilir; form o durumda "imza alınamadı, sebebi" notuyla kapanır ve imza sonradan tamamlanır. Boş bırakılan bir imza alanı, yapılmamış iş izlenimi doğurur.
Dijital form kâğıdı hızda geçer ama iki şeyi kolayca kaybeder. Birincisi serbest yazı alanıdır: sabit seçeneklerden oluşan formlar teknisyenin gördüğü ayrıntıyı dışarıda bırakır. İkincisi, kâğıdın arka yüzüne alınan nottur; dijital formda buna karşılık gelen bir iç not alanı yoksa o bilgi hiç yazılmaz.
Buna karşılık dijital form üç şeyi kâğıdın hiç veremeyeceği kalitede verir: fotoğraf, saat damgası ve konum. Arızalı parçanın fotoğrafı, sonraki tartışmaların çoğunu daha başlamadan bitirir. Bu yüzden iyi bir dijital servis formu, seçenek listelerini ve serbest metni birlikte tutar; teknisyene "yaz" demez, "gördüğünü ekle" der.
Formu dolduran kişi ile işi yapan kişinin aynı olması da dijitalde doğrulanabilir bir şeydir. Kimin hangi işi kapattığı teknisyen takibi tarafında birikir ve ekip yükünün dengeli dağılıp dağılmadığını gösterir.
ASN PRO'da arıza kaydı açılıştan kapanışa bir iş akışıyla ilerler; servis formu bu akışın sahadaki adımıdır. Yeni bir arıza açıldığında, açık duran ekrana sayfa yenilenmeden düşer. Kritik öncelikli bir arıza dört saati aşarsa kayıt "SLA Aşıldı" olarak işaretlenir ve listenin başına çıkar.
Sahada kullanılan malzeme kapanışta stoktan düşer; parça geçmişi asansöre bağlı kalır. Müdahale sonrası oluşan rapor için paylaşım bağlantısı üretilir; bina tarafı hesap açmadan görüntüler. Şebekenin zayıf olduğu noktalarda form cihazda kuyruğa alınır, bağlantı gelince gönderilir. Markaya özel destek gerektiğinde, marka bazlı teknik servis rehberinden yetkili servis ve telefon bilgisine ulaşılır.
Değildir. Bakım formu planlı bir ziyaretin kontrol listesidir; servis formu çağrı üzerine yapılan müdahalenin belgesidir. Serviste bildirim saati, müdahale saati, arıza tanımı ve kapsam ayrımı gibi bakım formunda karşılığı olmayan alanlar bulunur.
Olmalı, ama tutar yazmak şart değil. Kritik olan işin sözleşme kapsamında mı kapsam dışı mı olduğunun sahada işaretlenmesidir. Bu işaret yoksa fatura aşamasında tartışma çıkar.
Teknisyen ve binada işi teslim alan kişi ayrı ayrı. Teslim alanın adı yanında sıfatı da yazılmalıdır; yönetici imzası ile daire sakini imzası aynı ağırlıkta değildir.
İkisi de, ama ayrı alanlara. Arayanın anlattığı şikâyet ile sahada görülen tespit çoğu zaman örtüşmez; ayrı tutulduğunda tekrar eden arızaların kök nedeni daha kolay bulunur.
Serbest yazı alanı ve arka yüze not alma alışkanlığı. İyi bir dijital form seçeneklerle birlikte kısa serbest metin, iç not ve fotoğraf ekleme imkânını korur.