Bakım planlaması, takvime isim yazma işi değildir. Elinizde belirli sayıda asansör, belirli sayıda teknisyen ve sabit sayıda iş günü vardır; planlama bu üçünü birbirine oturtma işidir. Plan gerçekçi kurulmadığında sonuç hep aynı olur: ayın ilk yarısı boş geçer, son haftada yetişmeyen binalar kalır, kalanlar bir sonraki aya kayar ve gecikme birikerek büyür. Bu sayfa, yıllık bir bakım takviminin nasıl kurulacağını, yükün nasıl dengeleneceğini ve rotanın hangi mantıkla çizileceğini anlatır.
Çoğu firma planı sözleşme listesi üzerinden kurar: bir satır bir bina, bir bina bir ziyaret. Bu, faturalama için doğru bir bakıştır ama sahada yanlıştır. Bir binada dört asansör olabilir ve bunlardan biri yeni montaj, biri yirmi yaşında, biri yük asansörü olabilir. Ziyaret süresi de bakım kapsamı da aynı değildir.
Doğru kurgu şudur: plan asansör bazında tutulur, ziyaret bina bazında yapılır. Her asansörün kendi periyodu, kendi geçmişi ve kendi kontrol formu vardır; ancak teknisyen binaya bir kez gider ve oradaki hepsini aynı ziyarette bitirir. Bu ayrım yapılmadığında ya tek bir asansörün gecikmesi kimsenin gözüne çarpmaz ya da aynı binaya ayda birkaç kez gidilir.
Basit bir örnek üzerinden gidelim. Elinizde 420 asansör, 5 saha teknisyeni ve ayda ortalama 21 iş günü olsun. Kaba hesap: 420 ÷ 21 ÷ 5 ≈ kişi başına günde 4 asansör. Bu sayı ilk bakışta düşük görünür; ama içine yol süresi, bina girişini bekleme, arıza çağrısı ve evrak zamanı girmemiştir.
Gerçekçi bir plan, günün tamamını bakıma ayırmaz. Arıza çağrıları için günde belirli bir pay ayrılmazsa ilk kritik çağrı o günün planını bitirir. Pratik yaklaşım, günlük kapasitenin bir bölümünü baştan boş bırakmak ve o payı bölge içindeki çağrılara ayırmaktır.
Planlamanın en sık görülen hastalığı, bütün binaların ayın aynı döneminde toplanmasıdır. Bunun sebebi genelde sözleşmelerin aynı tarihte başlatılmış olmasıdır. Sonuç, ayın son haftasında yetişmeyen bir kuyruk ve bir sonraki aya devreden gecikmedir.
| Belirti | Sebep | Düzeltme |
|---|---|---|
| Ayın son haftası yığılma | Sözleşmelerin çoğu ay sonuna sabitlenmiş | Binaları dört haftaya dağıtın; her binaya sabit bir hafta verin |
| Bazı günler boş, bazı günler taşkın | Bölge ataması yerine tek tek atama yapılıyor | Günü bölgeye, bölgeyi güne bağlayın |
| Aynı semte haftada üç kez gidiliyor | Bina bazlı değil asansör bazlı ziyaret | Binadaki tüm asansörleri tek ziyarette bitirin |
| Uzak bölgeye tek bina için gidiliyor | Rota kümelemesi yok | Uzak bölgeleri belirli günlere toplayın |
| Her ay aynı binalar sarkıyor | Erişim kısıtı plana yazılmamış | Binanın uygun saatini plana kısıt olarak ekleyin |
Sabit hafta uygulaması, plan disiplininin en ucuz aracıdır. Bina her ay aynı dönemde ziyaret edildiğinde yönetici de alışır; kapıcı hazır bulunur, makine dairesi anahtarı aranmaz ve ziyaret süresi kısalır.
Rota planlamasının amacı, teknisyenin gününde direksiyon başında geçen süreyi azaltmaktır. Üç kural çoğu firma için yeterlidir.
Bölge sorumluluğunun bir yan etkisi vardır: bilgi kişiye bağlanır. Bunu dengelemenin yolu, bölgeyi tek kişiye kilitlemek yerine asansör geçmişini kayıtta tutmaktır. Teknisyen izne çıktığında yerine gelen kişi, o asansörde en son ne yapıldığını kayıttan okuyabilmelidir. Ekip ve bölge dağılımının nasıl yönetildiği saha ekip yönetimi tarafının konusudur.
Plan bozulur; bu bir başarısızlık değil, sahanın doğasıdır. Arıza çağrısı, izin, hastalık, kapalı bina, elektrik kesintisi ve hava koşulları takvimi kaydırır. Belirleyici olan, kaymanın nasıl yönetildiğidir.
Bir planın çalışıp çalışmadığını hisle değil, üç sayıyla anlarsınız.
| Gösterge | Neyi ölçer | Ne yapmalı |
|---|---|---|
| Ay içinde kapanan bakım oranı | Planın gerçekçiliği | Düşükse kapasite hesabını ve bölge dağılımını yeniden yapın |
| Ortalama gecikme süresi | Gecikmenin birikip birikmediği | Artıyorsa ertelenen işleri kuyruğun başına alın |
| Bakım sonrası kısa sürede gelen arıza oranı | Bakım kalitesi | Yüksekse ziyaret süresi çok kısalmış olabilir; kapsamı gözden geçirin |
Bu üç sayının izlenmesi, planlamayı takibe bağlar. Planın kurulmasıyla işin bittiğini düşünmek en pahalı hatadır; takvimin ne kadar tutturulduğu periyodik bakım takibi tarafında ölçülür.
ASN PRO'da periyodik bakım planı ve takvim asansör bazında tutulur. Bir binada çok sayıda asansör olduğunda toplu bakım akışı devreye girer: teknisyen tek akışta ilerler, her asansörün formu ve kaydı ayrı kalır.
Kontrol formundaki madde bazlı periyot, planlamayı ziyaret düzeyinden madde düzeyine indirir; vadesi gelen maddeler o ziyarette önünüze çıkar. Saha tarafında bölge çizimi ve ataması yapılır, araçlar GPS ile canlı saha haritasında izlenir; coğrafi çit ile bina giriş-çıkışı kayda geçer. Bu üçü birlikte, planlanan rota ile gerçekleşen rotayı karşılaştırılabilir hâle getirir.
Bakım kapanışı asansördeki QR okutulmadan gerçekleşmez; planın tutturulduğu iddiası böylece kanıta bağlanır. Şebekenin zayıf olduğu noktalarda iş cihazda kuyruğa alınır ve bağlantı gelince gönderilir.
Plan asansör bazında tutulur, ziyaret bina bazında yapılır. Her asansörün kendi periyodu ve geçmişi vardır; teknisyen binaya bir kez gider ve oradaki hepsini aynı ziyarette bitirir.
Toplam asansör sayısını aylık iş günü ve teknisyen sayısına bölerek başlayın; çıkan sayıyı gerçek bakım ve yol süreleriyle sınayın. Arıza çağrıları için günün bir kısmı baştan boş bırakılmalıdır.
Binaları ay içinde haftalara dağıtın ve her binaya sabit bir hafta verin. Böylece bina alışır, yük ay boyunca eşit dağılır.
Yapılamayan bakım silinmez; seçenekli bir sebep alanıyla ertelenir ve yeni tarih verilir. Tekrar eden sebep, planın değil o binayla kurulan ilişkinin sorunudur.
Ay içinde kapanan bakım oranı, ortalama gecikme süresi ve bakım sonrası kısa sürede gelen arıza oranı izlenir. İlk ikisi planın gerçekçiliğini, üçüncüsü bakımın kalitesini gösterir.