Asansör firmasında stok, rafta duran malzemenin sayısı değildir. Aynı parça aynı anda merkez depoda, şube deposunda, üç ayrı servis aracında ve devam eden bir montaj şantiyesinde bulunabilir. "Bizde bu parçadan kaç tane var" sorusunun tek bir sayıyla cevaplanamaması bu yüzdendir. Depo ve stok takibi, malzemenin miktarını değil nerede olduğunu ve hangi hareketle oraya geldiğini bilme meselesidir.
Fiziksel olarak tek bir deposu olan firmanın bile kayıt düzeninde birden çok stok noktası vardır. Her servis aracı bir depodur; içinde kapı makarasından kontaktöre kadar onlarca kalem taşır ve bu kalemler hâlâ firmanın malıdır. Devam eden bir montaj projesinin şantiyesi de bir depodur; oraya sevk edilen ray, kabin parçası ve kapı grubu proje bitene kadar orada durur.
Buna karşılık çoğu firmada tek bir liste tutulur ve o liste yalnızca merkez depoyu anlatır. Sonuç tanıdıktır: sistemde 4 adet görünen parça için acil sipariş verilir, ertesi gün aynı parçanın bir teknisyenin bagajında iki aydır durduğu ortaya çıkar. Çok depolu yapı kurmanın amacı işi zorlaştırmak değil, bu sürprizi ortadan kaldırmaktır.
Stok noktalarını tanımlarken şu ayrımı yapmak yeterlidir: malzemenin sorumlusu kim ve oradan çıkışı kim onaylıyor. Merkez depoda depo sorumlusu, araçta zimmetli teknisyen, şantiyede proje sorumlusu. Sorumlu yoksa o nokta depo değil, kayıp bölgesidir.
Stok, miktarın kendisiyle değil hareketleriyle yönetilir. Her hareketin bir tetikleyicisi, bir yönü ve bir sorumlusu vardır. Aşağıdaki tablo asansör firmasında karşılaşılan hareket türlerini toplar.
| Hareket | Tetikleyen olay | Stok etkisi | Kaydı kim kapatır |
|---|---|---|---|
| Satın alma girişi | Siparişin teslim alınması | İlgili depoda artış | Depo sorumlusu, irsaliye ve fatura eşleşmesiyle |
| Depolar arası transfer | Şubeye veya şantiyeye sevk | Çıkan depoda azalış, giren depoda artış | Çıkışı gönderen, girişi teslim alan onaylar |
| Araca çıkış | Teknisyenin malzeme alması | Depodan araç stoğuna geçiş, toplam değişmez | Zimmetli teknisyen |
| Sahada tüketim | Parçanın asansöre takılması | Araç stoğunda azalış, maliyet işe yazılır | İşi kapatan teknisyen, bakım veya arıza kaydıyla |
| Tedarikçiye iade | Hatalı, eksik veya garantili parça dönüşü | Depoda azalış, tedarikçi cari hareketi | Satın alma sorumlusu, iade belgesiyle |
| Sökülen parça girişi | Değişim sonrası eski parçanın geri getirilmesi | Onarılabilir veya hurda ayrımıyla giriş | Depo sorumlusu, parçanın durumunu belirterek |
| Sayım farkı | Fiziksel sayım ile kaydın uyuşmaması | Artı veya eksi düzeltme | Sayım sorumlusu, nedeni yazarak |
| Fire ve hurda | Kullanılamaz hale gelen malzeme | Depoda azalış, gider kaydı | Depo sorumlusu, onaylı gerekçeyle |
Bu hareketlerden yalnızca biri ihmal edilse bile stok bozulur. En sık atlananı "araca çıkış"tır; ikinci sırada sökülen parçanın girişi gelir. İkisi de miktar olarak küçüktür ama sayım farkının büyük bölümünü üretirler.
Transfer tek bir işlem değil, iki uçlu bir süreçtir. Malzeme merkez depodan çıktığında yola çıkmıştır; şube deposuna girmesi ayrı bir olaydır. Tek adımda kapatılan transferlerde yolda kaybolan veya eksik teslim edilen kalem hiç fark edilmez, çünkü sistem malzemeyi zaten varmış kabul etmiştir.
Doğru akış üç aşamalıdır. Gönderen taraf çıkışı işler ve kalem listesini oluşturur. Malzeme yolda "transferde" durumunda bekler. Teslim alan taraf listeyi fiilen sayarak girişi onaylar; eksik varsa eksik kalem işaretlenir ve fark araştırılır. Bu üçüncü adım atlanırsa transfer bir kayıt değil, bir varsayım olur.
Araç transferlerinde de aynı mantık geçerlidir. Teknisyen malzemeyi aldığında araç stoğuna girer, sahada kullandığında düşer, kullanmayıp geri getirdiğinde depoya iade edilir. Teknisyen değiştiğinde veya araç devredildiğinde araçtaki kalemlerin karşı tarafa sayılarak teslim edilmesi gerekir; aksi halde zimmet devri kâğıt üzerinde kalır.
Her kalem için tek bir asgari sayı belirlemek işe yaramaz. Seviye üç değişkene bağlıdır: parçanın aylık ortalama tüketimi, tedarik süresi ve yokluğunda asansörün durup durmadığı.
Seviye bir kez belirlenip unutulmaz. Portföye yeni binalar katıldıkça, asansörler yaşlandıkça ve mevsimsel arıza dağılımı değiştikçe tüketim değişir. Geçmiş hareket verisi biriktikçe seviyeler gerçeğe yaklaşır; ilk ayların rakamları tahmindir ve öyle kabul edilmelidir.
Sayımın amacı stoğu düzeltmek değil, nerede hata yapıldığını bulmaktır. Yılda bir kez yapılan büyük sayım bu amaca hizmet etmez; fark birikmiş olarak çıkar ve nedeni bulunamaz. Daha işe yarar yöntem, değeri yüksek veya hareketi yoğun kalemleri sık, geri kalanını seyrek saymaktır.
Sayan kişinin, saydığı deponun günlük sorumlusu olmaması tercih edilir. Kendi kaydını sayan kişi farkı fark etmez. Araç stokları için aynı ilke geçerlidir: teknisyenin kendi aracını beyan etmesi yerine, zimmet listesinin karşılıklı sayılması gerekir.
Sayımdan önce yapılması gerekenler:
Stok takibinin tek başına yaptığı iş geçmişi anlatmaktır. Kritik seviyeye düşen kalemin bir satın alma talebine dönüşmesi, sistemin ileriye bakmasını sağlar. Talep açıldıktan sonra tedarikçilerden teklif toplanır, seçim yapılır ve sipariş oluşur; gelen malzeme siparişe karşılık depoya girdiğinde döngü kapanır.
Bu bağ kurulduğunda depo sorumlusu "bu parça yok" demek yerine "bu parça siparişte, şu sipariş numarasıyla" diyebilir. Teknisyen sahadan aradığında verilecek cevap değişir, müşteriye söylenen süre gerçeğe yaklaşır. Satın alma ile stoğun ayrı sistemlerde tutulduğu firmalarda bu iki bilgi hiçbir zaman aynı ekranda buluşmaz.
ASN PRO'da stok çok depolu çalışır; depolar arası transfer ve hareket geçmişi tutulur, bir kalemin hangi depodan çıkıp nereye gittiği geriye dönük izlenir. Sahada kullanılan malzeme bakım kapanışında stoktan düşer, yani teknisyenin işi bitirmesiyle stok kaydı aynı anda oluşur; ayrıca depo ekranına girip elle düşmek gerekmez.
Satın alma tarafı talep → tedarikçi daveti → teklif toplama → seçim → sipariş sırasıyla ilerler. Tedarikçi portalı ve komisyonsuz ASN PRO Pazaryeri üzerinden doğrulanmış tedarikçi ilanlarına ulaşılabilir. Fiş ve fatura fotoğrafı tarandığında tutar, tarih, satıcı ve kategori kendiliğinden dolar; giriş kaydı elle yazılmaz.
Mevcut stok listesi Excel'deyse toplu içe aktarma ekranından yüklenir: dosya önizlenir, doğrulanır ve uygulanır; hatalı satırlar uygulanmadan önce listelenir. Araç tarafında araç kartı, zimmet ve teslim al/bırak akışı bulunduğu için araçtaki malzemenin kimde olduğu takip edilebilir.
Fiziksel olarak tek deposu olsa bile kayıt düzeninde birden fazla stok noktası vardır. Her servis aracı bir stok noktasıdır, devam eden bir montaj şantiyesi de öyle. Üç aracı olan firma tek depolu sistemde malzemenin nerede olduğunu göremez; araçları ayrı nokta olarak tanımlamak depo sayısını değil görünürlüğü artırır.
Çünkü çıkış ile giriş aynı anda gerçekleşmez. Malzeme merkez depodan çıktığında yola çıkmıştır ama karşı tarafa ulaşmamıştır. Tek adımlı transferde eksik gelen malzeme fark edilmez. Çıkışın ayrı, teslim alanın onayıyla girişin ayrı işlenmesi yolda kalan kalemleri görünür kılar.
Üç veriye bakılır: aylık ortalama tüketim, tedarik süresi ve parça olmadığında asansörün durup durmadığı. Tedariki uzun ve yokluğunda asansör duran parçalarda seviye yüksek tutulur. Sabit bir sayı yoktur; geçmiş tüketim verisi biriktikçe seviye güncellenir.
Fark önce nedeniyle araştırılır: kaydedilmemiş saha tüketimi, araca çıkışı işlenmemiş malzeme, yanlış depoya giriş veya fire. Neden bulunduktan sonra düzeltme sayım farkı hareketi olarak kayda girer. Stoğu sessizce sayım sonucuna eşitlemek en kötü yöntemdir; fark kaybolur ama sebebi sürer.
Kritik seviyeye düşen kalem bir satın alma talebine dönüşmelidir. Talep tedarikçilere iletilir, teklifler toplanır, seçim yapılır ve sipariş açılır. Gelen malzeme siparişe karşılık depoya girdiğinde döngü kapanır. Bu bağ yoksa stok raporu yalnızca geçmişi anlatır.